HACCP sistemi dokümante edilmelidir. HACCP sisteminin dokümante edilmesi bütün bilgilerin yazılı olmasını ve dokümante edilmesi ifade eder. Bu faaliyetler, kurallar ve prosedürlerin tanımlanması ve dokümante edilmesini ve bunların sonuçlarının kayıt altına alınmasını kapsar.
HACCP planı en azından aşağıdaki içermelidir:
Kayıtlar
Kuruluşun HACCP sisteminin etkililiğini gösterebilmek için sorumluluklar, saklama süreleri ve kayıtların doldurulma sistemi tanımlanmalıdır.
Tutulması gerekli kayıtlar aşağıda belirtilmiştir:
- HACCP sisteminde görev alan personelin eğitim ve tecrübesiyle ilgili kayıtlar
- Personelin eğitim kayıtları,
- İzleme faaliyetlerinin kayıtları,
- Doğrulama faaliyetlerinin kayıtları,
- Ürün ve proses uygunsuzluklarını yapılan işlemlerin kayıtları,
- Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin kayıtları,
- HACCP sistemini gözden geçirme kayıtları,
- Müşteri şikayetleri.
Sorumluluklar
- HACCP sisteminin yürütülmesinde görev alan personel hakkında bilgi
- Ürün ve kullanım şeklinin tanımlanmasını
- Tehlikelerin belirlenmesi ve değerlendirilmesini;
- Belirlenen tehlikelerin bulunabileceği yerlerin tespit edilmesi ve kontrol önlemlerinin saptanmasını;
- KKN‘ların belirlenmesini
- KKN ‘larının yönetimi
- Düzeltici faaliyetleri
- Doğrulama faaliyetlerini
- HACCP sisteminin gözden geçirilmesini
- HACCP sistemi unsurlarının yönetimini
